Исправление прошлых периодов

По той или иной причине в программе могут быть зарегистрированы ошибочные или неполные сведения, или документы могут быть своевременно не введены вовсе.

При этом иногда ошибки могут обнаружиться только тогда, когда внести исправления непосредственно в исходный документ или прошлый период уже поздно.

В этом случае программа позволяет отразить исправление данных прошлых периодов документами текущего периода.

Благодаря этой возможности можно не только сохранить исходную копию документа, но и корректно учесть такое исправление в зависимых расчетах, выплатах и отчетности.

В программе не предусмотрено строгого деления расчетных периодов на «текущий» и «прошлые». Возможность ввести отдельные документы-исправления или выполнить перерасчет зарплаты за тот или иной расчетный период появляется:

■ если за этот период уже произведена окончательная выплата (введена ведомость на выплату зарплаты за месяц);

■ или за этот период зарплата уже отражена в бухгалтерском учете (введен одноименный документ).

Вместе с тем выполнение этих условий «закрытости» расчетного периода не препятствует внесению исправлений непосредственно в исходные документы этого периода. Для защиты данных прошлых периодов от их непосредственного изменения «задним числом» следует устанавливать дату запрета изменения данных (рассматривается в приложении 2).

Примечание

В документах, которыми в программе регистрируется факт отсутствия сотрудников (см. главы Отпуска, командировки и прочие отсутствия и Больничные листы и другие пособия, оплачиваемые ФСС), предусмотрен автоматический пересчет начислений прошлых периодов.

Если таким документом регистрируется отсутствие, приходящееся на прошлый период (например, в ноябре регистрируется больничный, в связи с которым сотрудник отсутствовал в октябре), то в нем появляется закладка Пересчет прошлого периода.

На ней автоматически выполняется перерасчет (сторнирование) ранее зарегистрированных менее приоритетных начислений (зарплаты, отсутствий по невыясненной причине и т. п.), приходящихся на период отсутствия.

Если же такое «наслоение» регистрируется в одном месяце, это означает, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому автоматический перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать или отменить тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы другие начисления.

Если документом программы были введены ошибочные, неполные или утратившие актуальность сведения, то можно исправить или дополнить эти сведения не непосредственно в этом документе, а создав так называемый документ-исправление.

Некоторые расчетные документы можно «отменить» совсем, сторнировав их.

Исправление нерасчетных документов

Под нерасчетными документами подразумеваются документы, в которых не выполняются начисления зарплаты или других сумм. Например, это прием на работу, кадровый перевод, табель учета рабочего времени и др.

В нижней части таких документов всегда присутствует ссылка Исправить.

По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление того же вида, заполненный данными исправляемого документа.

После внесения исправлений в такой документ в программе будут действовать условия, указанные именно в нем. Условия, указанные в исходном документе, отменяются, однако они сохраняются как «черновик».

При отмене проведения документа-исправления возобновляется действие условий, указанных в исходном документе.

С точки зрения работы программы нет разницы, были внесены исправления непосредственно в исходный документ «задним числом» или же был введен документ-исправление. Оба варианта изменения таких документов программа отработает одинаково.

Этой возможностью следует пользоваться, если требуется сохранить в программе прозрачную историю исправления ошибок ввода первичных данных (для последующих разбирательств и т. п.).

Например, при приеме на работу были указаны неправильная дата приема и сумма оклада. Можно исправить эту ошибку, как внеся изменения в исходный документ, так и создав документ-исправление. В обоих случаях программой будет предложено пересчитать зарплату сотрудника, если она уже была начислена с учетом неправильных сведений (рассмотрено далее в разделе «Перерасчеты и доначисления зарплаты»).

Исправление расчетных документов

Ошибки в документах, которыми сотруднику начисляются различные суммы (отпуск, больничный, премия, разовое начисление и др.), исправляются иначе.

Пока расчетный период, в котором зарегистрированы такие документы, не «закрыт», исправление рекомендуется вносить непосредственно в исходный документ (при этом можно сохранить его непроведенную копию «для истории»).

Если же за период, в котором была обнаружена неточность, уже произведены окончательный расчет и выплата зарплаты или сформированы данные бухгалтерского учета, то появляется возможность исправить документы этого периода путем ввода документа-исправления.

Исправление вводится по ссылке Исправить в нижней части документа. В созданном документе-исправлении на закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления исправляемого документа. Расчет документа-исправления производится согласно новым указанным в нем условиям.

Например, если сотрудник заболел в отпуске или был отозван из него, то можно ввести документ-исправление, в котором указать новые условия (период) отпуска.

Также в программе предусмотрен автоматический контроль необходимости перерасчета документов, оплачиваемых по среднему заработку, в связи с изменением данных для его расчета.

При изменении расчетной базы среднего заработка или сведений о времени, вводе годовых премий или проведении индексаций в них появляется уведомление о необходимости перерасчета. Перерасчет можно выполнить как в исходном документе (если период не «закрыт»), так и ввести документ-исправление. Для отслеживания необходимости перерасчетов предусмотрено специальное рабочее место Перерасчеты в разделе Зарплата.

В его таблице Отпуска, больничные и др. межрасчетные документы отображаются документы, которые следует пересчитать в связи с изменением данных для расчета среднего заработка.

Сторнирование начислений

В программе предусмотрен документ Сторнирование начислений. Его можно ввести как из раздела Зарплата, так и непосредственно из документа, который требуется сторнировать (ссылка доступна, если период «закрыт»).

Сторнирование полностью отменяет зарегистрированные сторнированным документом начисления (регистрирует отрицательные суммы в текущем периоде). Кроме того, при сторнировании могут начисляться суммы, которые не были начислены из-за сторнируемого события.

В программе предусмотрен автоматический контроль необходимости перерасчета зарплаты, начисленной документом Начисление зарплаты и взносов.

При изменении «задним числом» сведений, влияющих на расчет зарплаты сотрудников (плановых начислений, показателей, данных об отработанном времени), в программе автоматически регистрируется необходимость пересчитать зарплату за те месяцы, в которых она уже была начислена согласно неверным данным.

Примечание

Автоматически необходимость перерасчета регистрируется только при изменении сведений в последних двух месяцах. То есть, если «задним числом» изменяются сведения старше двух месяцев, автоматически необходимость перерасчетов не регистрируется.

Имеется несколько возможностей выполнить эти перерасчеты, в зависимости от ситуации:

если период, сведения за который изменились, еще не «закрыт» (зарплата не выплачена и не отражена в бухучете), то можно пересчитать непосредственно документ Начисление зарплаты и взносов, уже зарегистрированный в этом периоде;

если «задетый» период уже «закрыт», то доначисление можно выполнить отдельным межрасчетным документом Доначисление, перерасчет, не дожидаясь очередного начисления зарплаты. Например, если сотрудник настаивает на немедленной выплате ошибочно недоначисленной зарплаты;

если же «досрочное» доначисление зарегистрировано не было, оно будет автоматически выполнено при очередном плановом начислении зарплаты на отдельных закладках Доначисления, перерасчеты и (или) Перерасчет пособий документа Начисление зарплаты и взносов.

После выполнения перерасчета любым из перечисленных способов запись о его необходимости удаляется автоматически.

Отслеживать необходимость перерасчета и выполнять его можно как непосредственно из документов Начисление зарплаты и взносов, в которых выдается соответствующее сообщение, так и из рабочего места Перерасчеты в разделе Зарплата.

Если необходимость перерасчета была зарегистрирована ошибочно, то эту запись следует просто отменить (удалить), и тогда автоматическое заполнение закладок Доначисления, перерасчеты и (или) Перерасчет пособий документа Начисление зарплаты и взносов произведено не будет.

Вместе с тем в рабочем месте есть возможность вручную зарегистрировать необходимость перерасчета зарплаты сотруднику за определенный месяц, если такая необходимость автоматически не была зарегистрирована.